Slack Guide: Tipps und Tricks für mehr Ordnung und Produktivität

Keine Sorge. Hilfe ist in Sicht. Auch wenn du meinst, dass keine Hoffnung mehr für deinen Slack Workspace besteht: Rettung naht.

Wenn du Slack richtig einrichtest und alle sich an ein paar Regeln halten, könnte es auch 5.000 Channels geben, ohne dass diese dich überfordern.

Das Ziel von diesem Slack Guide ist dir möglichst viele Werkzeuge in die Hand zu geben, sodass du produktiver arbeiten kannst und dich gleichzeitig entspannter fühlst.

Bevor es ans Eingemachte geht, sollten wir uns jedoch ein paar Grundsätze anschauen. Teilweise liegt das größte Problem in einem falschen Verständnis über den Zweck von Slack.

Wenn Slack ausschließlich als Realtime Chat App angesehen und entsprechend genutzt wird, führt dies oft zu Chaos und das riesige Potenzial von Slack wird nicht genutzt.

Was ist Slack und wofür ist es gedacht?

Slack ist erstmal ein Kommunikationstool bzw. eine kollaborative Software. Wir können auch von einem webbasierten Instant-Messaging-Dienst sprechen.

Das Tool ist für die Zusammenarbeit innerhalb von Organisationen erstellt. Auch wenn es gelegentlich für Community-Management genutzt wird, machen die Funktionen deutlich, dass es dafür nicht gedacht ist.

Slack ist jedoch deutlich mehr als ein einfaches Chat-Programm. Dies können wir bereits dem Namen SLACK entnehmen:
Searchable
Log of
All
Conversation and
Knowledge

Daraus können wir die wesentlichen Funktionen von Slack ableiten:

1. Effizient zusammenarbeiten: Über Slack können Teams ortsunabhängig und asynchron zusammenarbeiten.
2. Informationen transparent machen: Geteilte Informationen sind für das ganze Team oder sogar die ganze Organisation sichtbar. Damit ist transparent, woran gerade gearbeitet wird.
3. Informationen auffindbar machen: Informationen von vorherigen Unterhaltungen und Projekten können abgerufen werden. Somit Ist Slack immer auch ein Archiv.

Insgesamt können wir den Zweck von Slack wie folgt zusammenfassen: Informationen teilen, erhalten und archivieren.

Tipps für mehr Ordnung und Produktivität in Slack

Jedes Tool ist grundsätzlich nur so gut, wie die Personen, die es anwenden. Ein gutes Tool macht uns die Anwendung einfacher. Nichtsdestotrotz muss es auch korrekt genutzt werden.

Besonders bei Slack gilt es einiges zu beachten, damit das gesamte Potenzial genutzt werden kann. Je mehr Bestandteile des Slack Guides du umsetzt, desto besser ist es.

Keine Benachrichtigungen

Lass uns mit einem radikalen Schritt anfangen, der bereits einen riesigen Unterschied machen kann. Stell alle deine Benachrichtigungen aus.

Damit erhältst du keine E-Mails, Desktopbenachrichtigungen oder sonstige Benachrichtigungen außerhalb der Slack App mehr.

Wenn du das Fenster von Slack nicht offen hast, willst du dich auf etwas anderes fokussieren. Jede Benachrichtigung hat das Potenzial, deine Arbeit zu unterbrechen.

Lass deine Agenda nicht von anderen bestimmen. Du bestimmst, wann du deine Nachrichten liest und wann du es nicht tust.

Die Benachrichtigungen kannst du wie folgt ändern:

1. Persönliche Einstellungen
2. -> Benachrichtigungen
3. -> Benachrichtige mich über ...
4. -> Nichts

Wichtig: Setze kein Haken bei „Andere Einstellungen für meine Mobilgeräte verwenden“. Du willst definitiv keine Benachrichtigungen auf deinem Smartphone erhalten.

Schalte möglichst viele Channel stumm

Nachdem du nun alle Benachrichtigungen ausgestellt hast, willst du die Einstellungen für einzelne Channel anpassen. Stelle bewusst die Bemächtigungen für jeden deiner Channel ein.

Grundsätzlich versuche ich so viele Channel wie möglich auf stumm zu schalten. Das verhindert, dass Nachrichten von diesem Channel fett im Bereich der ungelesenen Nachrichten angezeigt wird.

Weiterhin erscheint hinter dem Channel Namen auch kein Badge für die Anzahl der ungelesenen Nachrichten. Außer du wirst persönlich oder der ganze Channel (@channel) wird markiert.

Die Einstellung kannst du wie folgt ändern:

1. Gehe zu dem Channel und klicke oben auf den Namen des Channels.
2. Nun öffnet sich ein Navigationsfenster. In der zweiten Zeile unter dem Channel Namen findest du eine Dropdown-Liste mit deinen Optionen.

Ordne deine Seitenleiste

Du kannst in deiner Seitenleiste Ordner erstellen und so deine Channel organisieren.

Was für Ordner du wählst, hängt maßgeblich der Slack-Struktur deiner Organisation sowie deiner Arbeitsweise ab.

Hier ein paar Anregungen:

• Projekte: Sammlung aller Channels für deine laufenden Projekte.
• Basis: Sammlung aller Channels von Teams, denen du angehörst.
• Updates: Sammlung aller relevanten Update-Channels.
• Support: Sammlung aller Support-Channels.
• Organisation: Sammlung aller organisationsweiten Channels.
• Fokus: Sammlung für wenige Channels, auf die du einen besonderen Fokus legen möchtest.

So kannst du Ordner in deiner Seitenleiste erstellen und verwalten:

1. Führe einen Rechtsklick in deiner Seitenleiste neben „Channels“ aus.
2. Dann sollte sich ein Fenster öffnen.
3. Nun kannst du unter „Erstellen“ -> „Ordner erstellen“ oder
4. unter „Verwalten“ -> „Alle Ordner bearbeiten“ auswählen.

Blende Channel aus

Eine weitere hilfreiche Einstellung deiner Seitenleiste: Blende Channel aus, die keine ungelesenen Nachrichten beinhalten. So werden dir die meisten Channel gar nicht erst in der Seitenleiste angezeigt, obwohl du ihnen beigetreten bist.

Du kannst die Einstellung entweder global für alle Ordner deiner Seitenleiste oder individuell für jeden Ordner einzeln vornehmen. Ich empfehle, dies individuell zu tun.

Channel aus deinen laufenden Projekten und Teams würde ich immer angezeigt lassen. Channels von anderen Teams kannst du immer ausblenden, außer du wurdest erwähnt.

So kannst du die Einstellung vornehmen:

1. Führe einen Rechtsklick auf den entsprechenden Ordner aus.
2. Es öffnet sich ein Fenster.
3. Navigiere zu „Anzeigen und sortieren“
4. Wähle deine Option unter dem Punkt „In diesem Ordner anzeigen“

Nutze konsequent Threads

Mit Threads kannst du Nachrichten verschachteln, sodass Unterhaltungen einfacher zu verfolgen sind. Sie helfen, Konversationen zu organisieren und endloses Scrollen zu vermeiden.

Wenn Diskussionen nicht in Threads verschachtelt werden, kommen oft verschiedene Unterhaltungen durcheinander. Das erschwert die Diskussion.

Weiterhin sind Themen deutlich leichter wiederzufinden, wenn alle Unterhaltungen in Threads geführt wurden. So kannst du den Channel leicht zurück scrollen, ohne den Überblick zu verlieren.

Mach es dir also zur Gewohnheit, konsequent Threads zu verwenden.

Nutze unterschiedliche Channel für unterschiedliche Zwecke

Es ist verführerisch, lediglich einen Channel für ein Thema zu haben. Doch dies macht Sachen nur oberflächlich leichter.

Indem du Arbeit-Channel und Update-Channel trennst, gibt du anderen Mitarbeitenden die Chance, schnell und einfach neue Updates zu erfahren, ohne alle Unterhaltungen des Arbeit-Channels durchforsten zu müssen. Dies ist besonders wertvoll, wenn Personen mehrere Wochen abwesend waren.

Es kann sinnvoll sein, für größere Projekte einen eigenen Channel zu erstellen. So können alle beteiligte Personen des Projekts in dem Channel kommunizieren, ohne durch andere Unterhaltungen gestört zu werden.

Weiterhin ist ein Projekt-Channel besonders hilfreich, wenn du vergangene Entscheidungen nachvollziehen willst oder eine bestimmte Information suchst.

Durch einen gesonderten Channel wird jede Suche enorm vereinfacht. Je länger das Projekt abgeschlossen ist, desto schwerer wird es ansonsten, wenn kein gesonderter Channel erstellt wurde.

Markiere nur die relevanten Personen

Niemand mag es, alle 2 Minuten eine Benachrichtigung zu erhalten. Besonders, wenn die Nachricht für einen selbst nicht relevant ist.

Zum Glück hast du alle Benachrichtigungen ausgestellt. Trotzdem ist es eine sehr schlechte Angewohnheit in vielen Organisationen, Personen zu markieren, für die die Nachricht nicht relevant ist.

@everyone, @channel und @here sollten auf ein Minimum reduziert werden.

Bist du dir unsicher, wo der Unterschied bei den 3 Markierungen ist?

• @everyone benachrichtigt jede Person im Channel #general. Das ist hilfreich, wenn die gesamte Organisation über eine neue Richtlinie benachrichtigt werden soll.
• @channel benachrichtigt alle Mitglieder eines Channels. Das ist hilfreich, um ein wichtiges Update für ein übergreifendes Thema zu geben.
• @here benachrichtigt nur Personen, die momentan in diesem Channel online sind. Das ist nützlich, wenn du eine dringende Frage hast, die in 30 Minuten irrelevant ist. Oder du vor verschlossener Tür des Office stehst.

Nutze alle 3 Markierungen, wenn du wirklich von allen die Aufmerksamkeit brauchst. Doch in den meisten Fällen solltest du lieber einzelne Personen oder spezifische Benutzergruppen markieren.