10 Tipps für einen produktiven und gesunden Umgang mit E-Mails

Die Kommunikation über E-Mails sind wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens. Viele Prozesse sind oft zulasten der Produktivität. Die Folgen sind Unproduktivität, Ineffizienz und eine unbewältigbare Informationsflut.

Doch so muss es nicht sein. Es gibt einen Ausweg. Einen besseren Umgang mit E-Mails.

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Viele Unternehmen sehen eine hohe E-Mail-Aktivität als Zeichen für Produktivität.

Wenn es dir nur darum geht, am Ende des Tages deine Stunden abgearbeitet zu haben, dann ist das Abarbeiten von E-Mails eine wunderbare Möglichkeit sich zu beschäftigen. Doch dann ist dieser Artikel nichts für dich. Er ist nur für Personen gedacht, die produktiv arbeiten wollen.

Die Grundidee von E-Mail ist wunderbar. Sie dienen der Koordination und Abstimmung von Prozessen. Dem schnellen Austausch von Informationen. Alle Nachrichten bleiben erhalten und dienen als Archiv für später.

Für die meisten Menschen sind E-Mails zentraler Bestandteil des Arbeitsalltags. Sie lassen sich kaum noch wegdenken. Warum solltest du also deinen Umgang mit E-Mails überdenken? Das hat vor allem 2 Gründe: Unser Umgang mit E-Mails ist alles andere als produktiv und zusätzlich nicht wirklich förderlich für unsere Gesundheit.

Die momentane Situation: So werden E-Mails genutzt

Es ist verrückt, wie viel Zeit wir mit der Bearbeitung von E-Mails verbringen. Viele Menschen verbringen jede Woche, teilweise sogar täglich, viele Stunden damit.

Doch niemand hat in seiner Stellenbeschreibung „E-Mails bearbeiten“ stehen. Sollten wir uns nicht lieber auf unsere „wirkliche“ Arbeit fokussieren?

Nach einer Analyse von web.de und GMX wurden alleine in Deutschland 2017 ganze 771 Milliarden E-Mails versendet.

Natürlich sind ein riesiger Teil davon Newsletter, Massenmails und automatisierte Nachrichten. Aber irgendjemand muss die Massen an Nachrichten auch erhalten. Rund 84 % der Bevölkerung (16 bis 74 Jahre) nutzten E-Mails im Jahr 2017.

2021 sollen es weltweit sogar 333,2 Milliarden E-Mails täglich gewesen sein. Milliarden. Täglich. Unglaublich.

Wir können eins festhalten: Wir nutzen E-Mail viel. Wir verbringen sehr viel Zeit damit. Sicherlich zu viel.

E-Mails sind nicht das Problem. Unser Umgang mit ihnen ist es.

Um es etwas drastischer auszudrücken: Wir nutzen das Tool E-Mail falsch. Wir arbeiten unproduktiv. Damit wirkt sich das auf unsere gesamte Produktivität negativ aus.

Gleichzeitig lässt sich ein ähnlicher Effekt wie bei Social Media beobachten: Möglichst immer erreichbar sein. Ständig überprüfen, ob es etwas Neues gibt. Es gleicht einer Sucht. So ist eine richtige Entspannung fast ausgeschlossen. Ständige Anspannung und viel Stress sind die Folge. Natürlich mit vielfältigen negativen Auswirkungen auf unsere Gesundheit.

Wir sollten unseren Umgang mit E-Mails überdenken. Wollen wir es aktiv unterstützen, dass unsere Aufmerksamkeitsspanne immer geringer wird? Bei manchen Personen könnte man bereits meinen, dass die Konzentrationsfähigkeit, der eines Schwammes gleicht. Es ist eine traurige Entwicklung.

Statt kontinuierlich E-Mails zu checken und sehr unproduktive Konversationen zu betreiben, können wir einen anderen Weg wählen. E-Mails können ein sehr wertvolles Tool sein. Wir müssen nur richtig damit umgehen. Das beginnt damit, dass wir unseren Umgang mit E-Mails überdenken. Hinterfragen. Dann versuchen, ihn zu optimieren.

Tipps für einen besseren Umgang mit E-Mails

Du kannst einen produktiveren und gesünderen Umgang mit E-Mails lernen. Alles, was es braucht, ist ein gutes System. Ein System, welches für dich und deine Situation passt. Hierfür möchte ich dir einige Anregungen geben.

1. Ändere deine Einstellung zu E-Mails

Damit du zu einem produktiven und gesunden Umgang mit E-Mails kommst, ist der wichtigste Schritt, dass du zuerst deine Einstellung änderst. Löse dich von der Vorstellung, was du alles zu tun und lassen hast. Warum meinst du, dass es genau so gemacht werden muss? Weil alle es so tun?

Hinterfrage deine täglichen Routinen. Machst du das, was du tust, bewusst? Oder ist es einfach nur ein Ergebnis von unbewusstem Handeln? Haben sich manche Abläufe einfach mit der Zeit verselbstständigt? Dann wird es Zeit, diese bewusst zu gestalten!

2. Schreibe E-Mail, die man lesen möchte

Stell dir eine Welt vor, in der jede E-Mail so geschrieben ist, dass du sie auch lesen möchtest. Wohlüberlegt. Prägnant. Relevant. Kein Spam. Kein Rumgeeier.

Leider sind wir von solch einer Welt weit entfernt. Doch es fängt damit an, dass wenige Menschen solche Nachrichten schreiben. Fang an, selbst solche Nachrichten zu schreiben. E-Mails, die man auch erhalten und lesen möchte. Wenn es dir schwerfällt, kannst du lernen, E-Mail richtig zu schreiben.

3. E-Mails müssen nicht beantwortet werden

Wenn du schon angefangen hast, nur noch gute E-Mails zu schreiben, kannst du gleich einen Schritt weiter gehen: Beantworte nicht jede E-Mail.

Nur weil du eine Nachricht erhalten hast, musst du sie nicht auch beantworten.

Das mag auf den ersten Blick sehr egoistisch aussehen. Doch warum solltest du dich verpflichtet fühlen, jede eingehende Nachricht zu beantworten? Versuche dir diese Frage mal genauer zu beantworten.

Hier sind die Kriterien für meine Entscheidung, wann ich eine E-Mail nicht beantworte (in Anregung an „Deep Work“ von Cal Newport):

1. Nichts Gutes würde passieren, wenn ich antworte. Nichts Schlechtes würde passieren, wenn ich nicht antworte.
2. Die Nachricht ist unklar oder macht mir eine vernünftige Beantwortung kompliziert
3. Es ist keine Frage oder Angebot, welches mich interessiert (Ich versuche dann trotzdem dankend abzulehnen)

Du kannst diese Kriterien übernehmen oder dir selbst welche aufstellen. Dein gesamter Umgang mit E-Mails wird so viel leichter, wenn du dich nicht mehr verpflichtet fühlst, jede Nachricht zu beantworten. Dann kannst du einfach beruhigt auf „Archivieren“ oder sogar „Löschen“ klicken und so schnell wieder Ordnung in deinem Postfach schaffen.

Bitte versteh mich hier nicht falsch. Es gehört sich und ist nur gut, zumindest eine kurze ablehnende Antwort zu schreiben. Entscheide einfach selbst, was sich für dich gut anfühlt.

4. Habe einen festen Zeitplan

Indem du feste Zeiten für die Bearbeitung deiner E-Mails einplanst, kann du deutlich produktiver werden.

Mit der Angewohnheit ständig zu schauen, ob du eine neue Nachricht erhalten hast, unterbricht du immer wieder deine Arbeit. So ist ein konzentriertes und produktives Arbeiten praktisch nicht möglich.

Schaue nicht ständig nach Update. Das gilt natürlich auch für Social Media und andere Nachrichten. Plane feste Zeiten ein, in denen du deine E-Mails bearbeitest.

Hast du nur begrenzt Zeit zur Verfügung, musst du produktiv arbeiten. Du wirst überrascht sein, wie gut es klappt.

Anstatt nur zu reagieren, bestimmst du deine Arbeit. Du bestimmst nach deinen Zeiten, nach deinen Bedingungen, was du wie bearbeitest. Tim Ferriss empfiehlt in seinem Buch „Die 4-Stunden-Woche“, selbst auszuprobieren, welches Zeitintervall am besten für einen geeignet ist.

Du kannst zuerst zweimal täglich deine E-Mails überprüfen. Wenn das gut klappt, kannst du auf einmal täglich umsteigen. Dann auf zweimal pro Woche. Dann auf einmal pro Woche. So wie es zu deiner Situation passt. Du kannst jederzeit wieder zurück zu einem häufigeren Intervall.
Lässt es deine Arbeitssituation nicht zu, werde kreativ und finde eine Lösung für deine Situation.

5. Habe immer ein klares Ziel für jede E-Mail

Habe immer ein klares Ziel, was du mit einer neuen E-Mail erreichen möchtest.

Werde dir bewusst, was du sagen möchtest. Schreibe nicht einfach drauflos. Was möchtest du sagen? Was möchtest du erreichen? Überlege es dir vorher. Schreibe erst dann deine Nachricht.

6. Sei dir immer bewusst, was du gerade tun willst

Wenn du in deinem Postfach bist, passiert es schnell, dass du die Welt um dich vergisst. Erst wolltest du eine E-Mail beantworten und schon findest du dich 20 Minuten später im dritten Newsletter wieder.

Sei dir möglichst immer bewusst, was du gerade tun willst. Übe dich in Achtsamkeit.

Möchtest du nur einer bestimmten Person „Hallo“ sagen? Möchtest du die E-Mails in deinem Postfach abarbeiten? Wolltest du etwas in einer vergangenen Nachricht nachschauen? Werde dir bewusst, was du gerade tun willst. Dann tu auch nur das.

7. Habe ein funktionierendes System für deinen Umgang mit E-Mails

Um nachhaltig einen produktiven und gesunden Umgang mit E-Mails sicherzustellen, brauchst du ein funktionierendes System. Ein System, in dem klar geregelt ist, was du wie machst.

Es kann sehr einfach sein. Oder auch recht komplex wie das verbreitete System von David Allen aus „Getting Things Done“. Wichtig ist, dass es für dich funktioniert.

Einfach alles im Posteingang zu behalten und unsystematisch E-Mails zu beantworten, ist sicherlich kein gutes System. Nutze Ordner. Labels. Filter. Organisiere dich.

Newsletter können automatisch in eigene Ordner verschoben werden. Hast du eine Struktur, sodass du alte Nachrichten auch wieder findest? Hast du ein System, wie du eingehende Nachrichten effektiv abarbeitest? Das Ziel muss nicht gleich „Inbox Zero“ sein. Finde ein System für dich und halte es am Laufen.

8. E-Mails sind kein Chat

E-Mails sind kein Chatprogramm. Dafür gibt es Chatprogramme. Also bitte nutze diese auch.

Immer mehr Unternehmen setzen zusätzlich Chatprogramme wie Slack für die interne Kommunikation ein. Diese sind meistens besser für Unterhaltungen und asynchrone Kommunikation geeignet. Weiterhin entlastet dies deinen Posteingang.

9. Lies E-Mails nicht auf dem Smartphone

Wie oft liest du E-Mails auf deinem Smartphone? Warum tust du es? Für die meisten Angestellten ist es nicht nötig. Wir müssen nicht ständig erreichbar sein. Uns nicht ständig beschäftigen.

Es ist eine unglaublich schlechte Angewohnheit, ständig etwas zwischendurch reinquetschen zu wollen. Schnell schauen, ob neue Nachrichten angekommen sind. Nur schnell diese eine E-Mail beantworten.

Es ist ein riesiger Trugschluss, dass wir so produktiver sind. Alles was passiert, ist, dass wir mehr beschäftigt sind. Glückwunsch, falls das dein Ziel sein sollte.

Stattdessen sollten wir uns bewusst auf das fokussieren, was gerade wichtig ist. Was wir gerade machen. Machen wollen. Nicht schnell von einem Moment zum Nächsten huschen. Am besten löschst du gleich sämtliche E-Mail-Apps. So kommst du gar nicht erst in Versuchung.

10. Kommuniziere deine Einstellung und manage Erwartungen anderer

Eine der größten Herausforderungen im Umgang mit E-Mails sind die Erwartungen anderer Menschen. Des Chefs. Von Kollegen. Geschäftspartnern. Das meinen wir zumindest.

Wir meinen, dass wir uns den allgemeinen Erwartungen anpassen müssen. Dass es ein ungeschriebenes Gesetz sei, dass jeder innerhalb von 24 Stunden antworten müsse. Besser noch innerhalb weniger Stunden. Auch wenn es in einigen Berufen in der Tat wichtig ist, ist es allgemein nicht so.

Vielleicht geht es in deiner Situation wirklich nicht anders. Vielleicht besteht deine vorgesetzte Person darauf. Dann ist es schwer, sich anders zu verhalten.

Doch oft nehmen wir einfach nur blind an, dass dem so sei. Ich möchte dich herausfordern, es wirklich zu überprüfen. Schaue selbst, welche Möglichkeiten du hast.

Wenn du klar kommunizierst, wie du mit E-Mails umgehst, können sich andere darauf einstellen. Wenn du klar kommunizierst, dass du nur einmal täglich deine E-Mails beantwortest, wird keiner früher mit einer Antwort rechnen. Oft haben wir Angst, dadurch eine Gelegenheit zu verpassen. Doch das ist meistens völlig unbegründet. Wenn du stattdessen produktiver arbeitest, bessere Resultate hervorbringst, wird es dir eher nur Vorteile schaffen.

Fazit

Einen produktiven und gesunden Umgang mit E-Mails im Alltag zu erlangen, ist gar nicht so einfach. Doch mit dem richtigen System kannst du es schaffen. Auch wenn es anfangs aufwendig erscheint, lohnt sich der Aufwand langfristig.

Wichtig ist, dass du deine eigene Situation berücksichtigst. Finde selbst heraus, was für dich funktioniert. Was dein (Arbeits-)Umfeld zulässt.

Optimiere in kleinen Schritten deine Prozesse. Mit der Zeit wirst du merken, dass du immer produktiver wirst. E-Mails werden dann nicht mehr eine Quelle für Stress und Überforderung darstellen. Dann können E-Mails endlich wieder einen wirklich produktiven Beitrag zu deiner Arbeit leisten – so wie es eigentlich sein sollte.